OBJETIVO
• Verificación de la
autenticidad de las cuentas y documentos por pagar, su adecuado registro y
control.
• Verificar que los importes
a pagar, por todo concepto, corresponden a obligaciones contraídas por la
entidad y son razonables respecto a los importes que se piensen.
• Comprobar que las
obligaciones relacionadas con operaciones normales de la
entidad representan
transacciones válidas, están determinadas adecuadamente y están reconocidos,
descritos y clasificadas adecuadamente.
PROCEDIMIENTOS DE
1. Aplique el cuestionario
de Control Interno de cuentas por pagar, con el fin de evaluar el grado de
solidez del mismo y la eficiencia administrativa.
2. Obtenga de la entidad una
relación detallada de las cuentas por pagar a la fecha del balance -bajo
examen- y comparar su total con la cuenta control y los mayores auxiliares.
3. Seleccione las partidas
más representativas y revise con las facturas y otros documentos originales del
proveedor o acreedor.
4. Verifique que en las O/C,
las facturas del proveedor estén registrada en el libro de compras de acuerdo a
las disposiciones legales vigentes.
5. Revise la documentación
de la factura respectiva: órden de pedidos de la unidad solicitante, orden de
compra, guía de remisión, nota de recepción, etc. verificando que estén
debidamente autorizados.
CUENTAS POR PAGAR
Comprenden las deudas por
impuestos, contribuciones o aportaciones y otros tributos a cargo y/o retenidos
por la entidad pública.
Remuneraciones y
obligaciones sociales
Representan las obligaciones
de la entidad con sus trabajadores por campo de remuneraciones, así como por
pensiones de cesantes y jubilados.
Cuentas por pagar
Representan las obligaciones
por la compra de bienes y servidores, ejecución de proyectos, obras y otros
gastos incurridos por la entidad
.
Agrupa las cuentas
divisionarias que representan las obligaciones a favor de terceros, contraria
por las compra de bienes, servicios, ejecución de estudios y obras; y de otros
gastos incurridos en las operaciones normales de la entidad, incluye también la
devolución de tributos mediante certificados.
MEDICIÓN
Al cierre del ejercicio, los saldos de las cuentas por
pagar se presentan a su valor nominal, los saldos en moneda extranjera por
obligaciones con terceros se presentan en moneda nacional al tipo de cambio
promedio, vigente a la fecha del cierre del ejercicio.
Con el propósito de una presentación adecuada en el
balance general, el saldo que deba ser liquidado a largo plazo será objeto de re clasificación para ser mostrado como pasivo no corriente bajo el concepto a
largo plazo.
RECONOCIMIENTO Y VALUACIÓN
Reconocimiento
Los saldos de las divisionarias y pensiones por pagar al
cierre del ejercicio se presentan a su valor nominal.
Presentación
Se debe revelar en los estados financieros en forma
comparativa y separadamente información relativa a remuneraciones y pensiones a
pagar.
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
Se deberá considerar los siguientes aspectos:
Control de las cuentas por pagar y de las
compras mediante la creación de registros auxiliares.
Correcta segregación de funciones entre la
recepción de los bienes y servicios recibidos, el registro contable y la
autorización y ejecución de pagos.
Obtención de confirmaciones periódicas de
saldos con proveedores y entidades públicas por obligaciones de la entidad.
Existencia de mayores auxiliares de control
con detalle de transacciones, proveedores, acreedores y composición del saldo.
Mejoras de control interno con
establecimiento de documentación interna y registrar notas de cargo, abono,
órdenes de pedido, etc.
Control de las existencias recibidas, así
como de los servidores recibidos.
DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO COMUNES
Se cometen errores en el cálculo de
intereses.
Los pasivos no se registran y los productos
obtenidos se usan para propósitos distintos a la entidad.
Los bienes o servicios recibidos no están
registrados o se registran en el periodo equivocado.
El cálculo de los pasivos acumulados es
inadecuado debido a errores matemáticos. Los pasivos no se registran por los
bienes y/o servicios recibidos.
Las rutinas de validación identifican
errores, pero no se corrigen.
Los pasivos se registran más de una vez, por
más del monto autorizado o a precios excesivos.
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